Umowa najmu instytucjonalnego jest umową podobną do umowy najmu okazjonalnego, różni się tym, że zgodnie z definicją zawartą w art. 19f.1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego zawierana jest przez osobę fizyczną, osobę prawną bądź jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
Umowa najmu instytucjonalnego musi być sporządzona w formie pisemnej pod rygorem nieważności na czas oznaczony. Ustawa nie określa jednak czasu trwania umowy, a więc może być ona zawarta na okres dłuższy niż 10 lat.
Do umowy najmu instytucjonalnego należy dołączyć oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu, oraz przyjął do wiadomości, że w razie konieczności wykonania powyższego zobowiązania prawo do najmu socjalnego lokalu ani pomieszczenia tymczasowego nie przysługuje.
Nie jest wymagane wskazywanie przez najemcę lokalu zastępczego i konsekwentnie przedkładanie oświadczenia właściciela lokalu zastępczego o możliwości zamieszkania w tym lokalu.
Nie ma potrzeby zgłoszenia najmu instytucjonalnego do Urzędu Skarbowego w terminie 14 dni od jego rozpoczęcia.